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2018.09.18

時間管理術で成果もモチベーションもアップ!

AUTHOR :   島 憲司

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島 憲司

「いつも残業になってしまう」「仕事の優先順位を決めたり工数を予測したりが苦手」など、時間管理がうまくできずに悩んでいる社員はたくさんいます。効率よく仕事ができれば、残業を減らして自由な時間を獲得でき、モチベーションアップにつなげられるでしょう。今回は、時間管理術のコツについて紹介したいと思います。

できる社員が実践している時間管理術とは?

いつも残業をせず定時に退社し、それなのに仕事の成績はよく、常に元気で私生活も充実していそう……、そんな社員をうらやましいと思う人は多いでしょう。どうして自分だけいつも仕事に追われているのか、疑問に思うことはありませんか? 両者の大きな差は、時間管理の方法にあるといえます。

タスクの洗い出し

限られた時間をうまくやり繰りするためには、まずはタスクを洗い出すことから始めてください。やるべき仕事を抜き出し、可視化することで仕事量を把握できるようになります。さらに仕事の中身と量が把握できれば、先順位をつけることができるようになるでしょう。

デッドラインの設定

次に自分自身で仕事のデッドライン(締め切り)を設定します。今日は定時に帰る、会議の2日前までに資料の作成を終えるなど、特に締め切りの決められていないことでも自分で決めてしまうのです。こうすることで、決めた時間に向かって集中し、工夫できるようになります。

タスクのスケジュール化

タスクの洗い出しとデッドラインの設定ができたら、具体的にやるべき仕事をスケジュールに落とし込みましょう。タスクをスケジューリングすることで、優先順位が理解でき、それぞれの仕事にかける時間が把握できるようになります。

おすすめ記事

やるべきことを遅滞なく実行するために

上記で紹介した「タスクの洗い出し」「デッドラインの設定」「タスクのスケジュール化」が理解できても、すべてを実行に移すことはできない人が多くいるのが現状です。口先だけにならないためには、さらにタスクを細分化することが必要です。

必要なもの、そうでないものを理解する

「タスクの洗い出し」では、緊急性の高いものとそうでないものに分けましょう。今すべきことかどうかをしっかり把握しておくことが重要です。

大切なのは「タスクの詳細化」

「デットラインの設定」「スケジュール化」を行う際は、1カ月のスケジュールから1週間、1日のスケジュールへと、予定を細分化していく必要があります。このように、タスクを詳細化していくと、急な誘いや予定が入ったときにも仕事の優先順位がわかり、調整することができるでしょう。

手帳やアプリを利用して、さらに時間管理上手に!

スケジュールや進捗状況などを手帳に書き込むことで、一気に仕事が「見える化」できます。時間管理をするうえで手帳はマストのアイテムになります。パソコンやスマートフォンに予定を管理する人も増えていますが、自分が一番利用しやすい方法を選択しましょう。また、最近では、時間管理アプリなどもあります。こうしたアイテムをうまく利用することで、時間管理できるだけでなく仕事の効率化を図っていくこともできます。

eラーニングを利用して時間管理について学ぶことも可能です。eラーニングの講座、関連項目については以下をご覧ください。

教育期間のeラーニング活用|サイバーユニバーシティ株式会社

取扱いコンテンツ一覧|サイバーユニバーシティ株式会社

時間管理がうまくできれば成果もモチベーションもついてくる

多くの社員が仕事の効率化を図ることに苦戦しているなか、時間管理術はそれほど複雑ではありません。今回ご紹介したようなルールに則って管理をすれば、仕事ももっとスムーズにこなせるようになります。仕事とプライベートのバランスをうまくとることで、さらにモチベーションアップが期待できます。

参考:

忙しいのに仕事ができる人、できない人の時間管理術|DIAMOND online (2018/8/8確認)

あるgoogle社員の時間管理術が素晴らしい|HUFFPOST (2018/8/8確認)

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