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2015.09.14

あなたは教えられますか? 社会人の基本・メモの取り方!

AUTHOR :   川嶋 美紀子

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川嶋美紀子

デジタル時代に「メモを取るなんて」と若い社員のぼやきが聞こえてきそうですが、このアナログ作業こそ、デキるビジネスマンに必要なスキルのひとつです。任される仕事が多くなれば、扱う情報量も当然増えていきます。テキパキと仕事をこなし、プラスアルファの成果を出していくためには、情報整理力やタスク管理力などが重要となっていきますが、そのときに強い味方となるのが「メモ」です。
一方で、新人に対してメモの取り方やコツを教えているかというと、独学にまかせている企業も多いのではないでしょうか? 今回は社会人の基礎力として欠かせない「メモ術」について、考えてみましょう。

なぜメモの取り方が大事なのか?

メモの取り方が大事といっても、ただ単にメモを取ればいいというわけではありません。ビジネス・コンサルタントの浜口直太氏の書籍『あたりまえだけどできない出世のルール』によると、「出世できる人、仕事ができる人はメモの取り方を見れば分かる」といいます。
例えば「会議中にメモは取ったものの、あとで読みかえすと意味が分からない」、「何が重要事項であったかが分からず、役に立たない」といった経験は、誰もが一度は味わったことがあると思います。自分が仕事をするときに、手助けとなるようなメモを取れなくては意味がありません。
特に新人は、分からない単語も、覚えなくてはならない仕事も多くあります。自分なりのメモ術を早い段階で身に付けることが、仕事をスムーズに進める第一歩となります。教育担当やメンター、OJT担当の人は、「(この新入社員は)メモがしっかりと取れているか?」という視点からも見ていけるとよいのではないでしょうか。

何をどうメモすればよい?

それでは、何をどのようにメモをすればよいのか、基本的なことをお伝えしていきましょう。

メモは「5W1H」が基本!

メモ術の基本は「5W1H」――When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)です。会議やミーティング、研修のときなど、この「5W1H」に気をつけてメモを取っておくと、時間が経ってからでも、情報整理がしやすくなります。会議内容によっては、How many(どのくらい)、How much(いくら)という情報もあると良いでしょう。

重要事項はキーワード化

さらに、議題に上がったことはキーワード化して、簡潔にまとめておきます。たとえば、あるミーティングで商品の販売数が減少傾向という報告があり、これに対して担当者から新サービスの提案が必要であるとの意見が出たとします。このとき、文章ではなく「販売数減少」→「新サービスの提案不可欠」とキーワード化して書き出すのがコツ。
このようにして書かれた提案や問題点などは、後日読み返したときに自分で考察する基点となり、そこからアイデアや企画へ発展させたり、To Doリストの作成に役立てることができるのです。
すべてメモするのはNG!簡潔にまとめて!
避けたいのは、すべてをメモしようとすること。大切なことがボケて、メモした内容を活用しにくくなってしまいます。何が重要かを判断する力は、とにかく経験を積み、情報の取捨選択作業を繰り返し行うことで養われていきます。

メモを取るコツ

分かりやすくメモを取るには、押さえておくべき基本事項のほかに、さまざまなコツがあります。
・読みかえすときに理解しやすいよう、箇条書きではなく簡単な文章で書く
・矢印や図なども使って、視覚的に分かりやすくする
・マーカーや3色ペンなどで内容別に色分けする(赤は重要、青は課題など)
・略語などをうまく使ってメモをするスピードをアップさせる
・ノートを2分割してメモを左側、アクションアイテムを右側に書く(3分割の方法もあります)
最近では、スマートフォンのアプリでも優秀なメモ帳・ノートアプリがあります。デジタルツールにはボイスレコーダーや映像をメモできたりする利点もあるので、会議のホワイトボードを写真に撮るなど、デジタルツールもうまく活用したいものです。

新人にこそ、メモの取り方を教えてあげよう

メモの取り方やノートの使い方は人によってさまざまですが、「なぜメモが重要か」、「何をメモするべきか」といった事項は普遍的なものです。先輩のメモ術を知って、それを自分流にブラッシュアップしていく人もいるでしょう。
新社会人としての基礎スキルには、ほかにもコミュニケーション力やITスキルなどさまざまなものがありますが、「メモを取る」という行為についても、全員ができているかを改めて確認してみてはいかがでしょうか?

また、本ブログではメモの取り方以外にも、新社会人に求められるスキルについての記事を掲載しています。ぜひ「社会人なら知っておきたいビジネスにおける「手紙の書き方」の基本マナー」や「これで差をつける!お礼メールの正しい書き方」もご覧ください。

 

参考サイト:

「仕事効率をアップする「メモ術」とその活用法」テンプナレッジマガジン(2015/9/2確認)
「ベテラン新聞記者に聞く、「上手なメモの取り方」」フレッシャーズ マイナビ 学生の窓口(2015/9/2確認)
「書くだけじゃない!社会人としておさえておきたいメモのとり方」@howto(アットハウツー)(2015/9/2確認)

 

参考文献:
浜口直太・著『あたりまえだけどなかなかできない出世のルール』クロスメディアパブリッシング、2006年

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