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2015.08.28

仕事の効率化はコミュニケーションが取りやすい職場から

AUTHOR :   倉島 千雪

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倉島 千雪
仕事の効率化

職場でコミュニケーション能力が重視される理由

皆さんは自分の職場に満足していますか?

職場環境の良し悪しを判断する指標として、企業では従業員満足度を調査する場合があります。満足度の高い企業ほど上司やリーダーが積極的に現場の声を汲み取り、チーム内のコミュニケーションも十分取られていると言われています。

昨今では、就職活動でも「コミュニケーション能力」が重視されるようになってきました。経団連が2014年に発表した「新卒採用(2014年4月入社対象)に関するアンケート調査によると、選考にあたって特に重視した点に「コミュニケーション能力」を挙げる企業は82%に達しています。

その背景には、プロジェクトやチーム単位で仕事をする機会が増加したことや、ニーズを聞き出すヒアリング力が求められること、メール、SNSなどの伝達ツールが増えたことなどが考えられますが、なぜここまで重要視されるのでしょうか?

仕事はコミュニケーションで成り立っている

まず部(課)内で考えてみましょう。顔を合わせる機会も多いため、部内では会話でのコミュニケーションが中心になます。

同じ目的を持ったチームの中で会話がないと、ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)が滞り、情報やノウハウの共有化が進みません。隣の人が何をしているのか、さらにはプロジェクトの進捗が分からなかったりで、チーム内の信頼関係が薄らぎ、結果的に業務が遅延・停滞してしまいます。

では他部署と協力するプロジェクトではどうでしょうか。会議や打ち合わせで話をする機会もありますが、電話やメールでの連絡が多くなります。その分意識的にコミュニケーションを取らないと、溝が生まれる原因になります。連絡を後回しにしたり、報告を怠ると意識にズレが生じ、万一プロジェクトが失敗したら責任の押し付け合いは必至です。

上層部(経営層)とのコミュニケーションも重要です。大企業になるほど従業員数が増え、年齢層も広がります。上層部の考えを円滑に現場に伝え、現場の状況を上層部に伝える仕組みが必要ですが、中間管理職が適切に伝達しないと、「会社の方針が分からない」「現場は何をしているのか」と、会社のあちこちがほころびます。全社一丸となるためには、タテでつながることも必要です。

つまり、コミュニケーションは「仕事の効率化」につながるのです。

 

小さなコミュニケーションから始めよう

ここでは部(課)内、他部署、上層部とのコミュニケーションを取り上げましたが、同期・同僚、他社、取引先など、コミュニケーションを取るべき相手はたくさんいます。どこかに不信感が芽生えると、会社の業績に影響が出てしまうかもしれません。

ではどうすればコミュニケーションが取れるようになるのでしょうか。

「ビジネス・コミュニケーション白書2015」によると、コミュニケーションが行われている場は、「執務スペース」からeメール、SNSなどの「バーチャルな場」に移りつつあるそうです。その反面、円滑なコミュニケーションに必要なこととして、「日常の会話」「相手を理解しようとする意識」などが挙げられ、会話スキルの低下を危惧している企業が増えています。

まずできるところから、「あいさつ」と「声掛け」を見直しましょう。「おはよう」「お疲れさま」「調子はどう?」……。声を掛けられた相手は「存在を認めてもらえた」という気持ちになり、信頼が生まれ、話しやすさを感じてくれるはずです。

返事が来たら返事を返す。相手が話を始めたら「聴く」。「聴く」は意識して、相手のしぐさや表情を読み取りながら、身を入れ耳を傾けることです。

そうすることで会話のキャッチボールが進み、コミュニケーションが生まれていきます。

部(課)内ではマメにホウ・レン・ソウを行い、他部署や上層部とは意識してコミュニケーションを図りましょう。

どれも最初は小さなコミュニケーションですが、これが「始まり」です。メールやSNSを使ったコミュニケーションでも、冒頭に一言、あいさつを入れるだけで相手の印象が変わります。そのうえで相手の話を「聴く」。

あとはこれを繰り返していけば、仕事がはかどる職場になり、ひいては全社が一丸となる会社になります。

 

職場に満足していないのなら、それはコミュニケーション不足かもしれません。まずは隣の人に話しかけてみましょう。そこから働きやすい職場が生まれるはずです。

 

参考サイト:

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