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2016.04.11

社会人なら知っておきたいビジネスにおける「手紙の書き方」の基本マナー

AUTHOR :   川嶋 美紀子

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川嶋美紀子

お礼状や依頼状、イベントへの案内状、担当者変更のあいさつ状など、社会人になるとさまざまなシーンで手紙を書く必要が出てきます。そんなときに困らないために、「手紙の書き方」の基本マナーをビジネススキルとして身につけておきましょう。

まずはビジネスレターの基本構成を抑えよう!

ビジネスレターには一定の型があります。まずはその型をマスターし、あいさつや結びの句など慣例的な書き方を覚えることで手紙がスムーズに書けるようになります。

手紙の基本構成は、頭語→前文→主文→末文→結語の5つのブロックから成り立っています。

  1. 頭語:「拝啓」「謹啓」「前略」など(頭語と結語にはそれぞれ決まった組み合わせがある)

(例)「拝啓」なら「敬具」、「謹啓」なら「謹言」、「前略」なら「草々」となります。

  1. 前文:季節を伝える時候のあいさつ、その後に相手を気遣う言葉、平素の厚情へのお礼
    (例)「新春の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。平素はなみなみならぬお引き立てを心より感謝申し上げます。」
    ただし、お詫びやお見舞いの手紙では、時候のあいさつは省きます。
  2. 主文:手紙の目的や用件
    主文は「このたびは」「さて」「さっそくですが」などの起語から書き始めると、文章の流れがスムーズになります。
  3. 末文:今後の厚情や指導を願う言葉、用件を総括する言葉などの結びのあいさつ
    (例)「貴社よりご用命いただいた仕事に専念いたします。これからも何とぞよろしくお願いいたします。略儀ながら、お手紙にてお礼申し上げます。」
  4. 結語:「敬具」「謹言」「草々」など

気をつけるべきビジネスレターの3つのルール

ビジネスの手紙を書く際には、ほかにも「これはどうしたらいいのだろう?」と悩む点があります。以下にいくつかのルールをご紹介しましょう。

  1. 「縦書き」「横書き」の使い分けは?

    現在ではビジネス文書の作成は、パソコンで横書きが通例ですが、便箋に手書きする場合や、目上の方への手紙、お詫び状など改まった用件の場合には縦書きが適しています。簡単なお礼状などは横書きでもかまいません。

  2. お礼状/書中見舞い/寒中見舞いなどはいつ出すべき?

    お礼状はお世話になった当日、遅くとも2~3日中には出しましょう。季節のあいさつを出す時期は次のとおりです。
    年賀状:元旦から松の内(1月7日)までに到着するように送ります。
    寒中見舞い:1月8日から立春(2月4日頃)の間に送ります。相手が喪中の場合や自分が喪中の場合も同様です。
    暑中見舞い:梅雨明けから立秋(8月8日頃)に送ります。地域により梅雨明け時期が大きく異なるため、迷ったときは小暑(7月7日頃)後に送るのが無難でしょう。
    残暑見舞い:立秋から8月末頃までに送ります。

  3. 字を間違えたら?

    手書きの手紙に修正跡を残すことはマナー違反です。新しく書き直しましょう。

困ったときは便利なホームページを利用

ビジネスの手紙といっても用途はさまざまです。困ったときは以下のような手紙の詳しい書き方や用例集が載った便利なホームページを参照してみてはいかがでしょうか。

ビジネス文例を含めた、手書きでの手紙の書き方をていねいに解説。頭語や結語の組み合わせ、時候のあいさつ例、宛名の書き方、便箋の選び方などが紹介されています。

ビジネスとプライベートの用途に合わせた300以上の文例に加え、マナーや手紙の書き方を解説しています。

質問に答えるだけで、ビジネス文書などを最適に自動作成してくれるソフトです。無料版も配布しています。

仕事のお付き合いに役立てると信頼度もアップ

仕事上の取引やお付き合いが増えるごとに、手紙を必要とするシーンも増えていきます。基本ルールを抑えて失礼のないように接することで、あなたの好感度や信頼度もアップするでしょう
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