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2016.02.25

スケジュール管理ができると仕事も楽しい

AUTHOR :   北田 麻衣

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北田 麻衣

スケジュール管理に頭を悩ませている方は多いはず。例えば「一生懸命に仕事をこなしているのになかなか終わらない」、「やりたいことがあるのになかなか取り組めない」、「スケジュール管理が苦手」。このような悩みをお持ちの方は多いようです。そこできちんと管理できるコツをまとめたいと思います。

スケジュール管理が上手な人になるといいことがある

私の周りでは、手帳やスマホ等を上手に活用してスケジュール管理をしている人は、仕事の能力が高い人が多いです。スケジュール管理が上手にできるようになると「できる人」と思われるようになります。一方、手帳などを使わずに感覚で仕事をしている人は、仕事が遅れたり、仕事を忘れてしまったり、ミスが多い傾向にあります。スケジュール管理が上手にできないと「できない人」と思われてしまいます。

皆さんはどちらの人になりたいですか?

スケジュール管理が上手にできることにより、自分で仕事をコントロールできるようになるので、仕事が楽しくなります。スケジュール管理が苦手な人の多くは、仕事を「やらされている」と感じてしまい、仕事が楽しくなくなります。自分で仕事の進め方を決め、自分の決めたスケジュールどおりに仕事をすることができれば、「自分が主体的に仕事をやっている」と、前向きに仕事をすることができるのです。

上手なスケジュール管理の方法

スケジュール管理のツールとして付箋を活用してみたり、スマホを利用している方は、いつでも何処でも編集可能なWebカレンダーや手帳アプリで全ての予定を管理するのもよいでしょう。

ただし、2つ以上のツールで管理し始めると、どちらかをあまり見ないようになったり、チェックに時間がかかったりするのでひとつにまとめたほうが効率がよいでしょう。また、仕事とプライベートを別々に管理している人がいますが、ひとつにまとめることでダブルブッキングを防止できます。

そこで簡単なスケジュール管理ツールを使用した活用方法を紹介します。

▼付箋をツールとした活用例

Step1.付箋を用意してください。

Step2.付箋にスケジュールを書いてください。

ポイント:1件のスケジュールにつき、1枚の付箋に記入しましょう。

Step3.優先順位の高いスケジュールや期日が近いスケジュール順に並べてみましょう。

Step4.付箋をよく目につくところに貼りましょう。

Step5.終わったスケジュールの付箋は剥がしましょう。

普段目につくデスク周りにスケジュールが書かれた付箋を貼っておくことで、どんなスケジュールを優先すべきかが一目で把握できます。

Googleカレンダーの活用例

Step1.スケジュールをGoogleカレンダーに入力してください。

Step2.スケジュールを公開登録しましょう。

Step3.朝とお昼に1回ずつスケジュールを確認しましょう。

たったこれだけですが、Googleカレンダーは通知機能もあるので、入力したスケジュールがGmailに通知されます。また、スケジュールの公開や共有ができるため、言わばメンバーに見えるスケジュールです。自分の行動がメンバーにみえるため、メンバーみんなでスケジュールを把握することが可能です。スケジュール通りに進まなかった場合は理由が見えてくると思います。

スケジュール管理を失敗しないためには

例えば、自分の想定していた時間配分よりも作業に時間がかかってしまった場合、後に予定していたスケジュールが上手く進められなくなります。また、スケジュールを詰めすぎてしまった場合、急に優先順位の高い作業が入ったとしても、他のスケジュールを入れ込む余裕がありません。スケジュールは素早く消化できるように、予めしっかりと計画しておきたいものですよね?スケジュールには想定外な予定が入ることを念頭にいれ、ゆとりをもったスケジュール管理をしましょう。

参照サイト:

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