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2016.02.15

失敗しないプレゼンの極意「資料づくりの8か条」

AUTHOR :   川嶋 美紀子

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川嶋美紀子

ビジネスパーソンの中には、飽きない話し方や卓越した説得力で、聴衆をひきこむプレゼンテーションをする人がいます。そんな人を目の前にして、「自分にはそんな素質も能力もない」と諦めていませんか?

しかし、プレゼンテーションもビジネススキルのひとつです。上手なプレゼンをするなんて自分にはハードルが高いと感じている人でも、コツを学べば誰でもそのスキルを向上させられます。

今回は、資料作成に関する失敗しないプレゼンテクニックについて解説していきます。

プレゼン資料づくりで気をつけたいこと8か条

資料づくりの基本姿勢は、「聞き手の立場に立つ」ことです。常に聞き手目線で、以下のような点に気をつけていきましょう。

1.内容は相手に合わせて「カスタムメイド」

資料づくりには、ターゲットが誰であるかを認識したうえでの内容検討が大切です。たとえ複数の場所で同じプレゼンを行う場合でも、聴衆となる相手は異なります。その役職や知識レベルなどに合わせ、アピールポイントを変えたり、専門用語の使用を控えたりするなど、常に伝え方を調整します。

2.相手の「聞きたい」を主題に

ビジネスパーソンがよく陥りやすい失敗は、相手の「聞きたい」ことを忘れ、自分の言いたいことばかりを発表してしまうことです。例えば、セールス目的であれば、商品の解説よりもクライアントにどのようなメリットをもたらすかを主題に据えるべきです。

3.ストーリーの一貫性

プレゼンテーションも、一種の「ストーリーテリング」であるため、話の盛り上がりやメッセージの一貫性が求められます。商品やサービスの売り込みや調査結果の発表のときにも、スタートから結論に至るまでの内容は、あくまで結論をサポートするものと心得えておきましょう。そのうえで、どのような流れなら相手によく伝わるかを踏まえて、全体の構成を考えます。

4.最初の5分で決める!

「プレゼンの成否は最初の5分で決まる」とよくいわれます。相手は、必ずしもあなたのプレゼン内容に興味があるとは限らないため、この話を聞けばどのようなメリットがあるのかを、冒頭で明確に伝える切り口が必要です。

5.ヘッダーを活用して構成を明確にする

資料づくりでは、聞き手が内容を整理しやすい明確なページ構成も大切です。そのためには、ヘッダー機能が便利です。各ページのヘッダーに最重要メッセージを入れると、ページの最上部に表示されるため、ヘッダーさえ追っていけば、プレゼン全体の内容がつかめます。

6.想定される質問には周到に答えを用意

プレゼンは、送り手と受け手の対話です。相手からの疑問や懸念を想定し、それに対する適切な情報を用意しておく必要があります。その場で慌てる事態も防ぐためにも、何通りものシナリオを用意しておくことです。

7.事例を交え、説得力をアップ

いくら商品の素晴らしさを伝えても、クライアントの知りたい点は、商品がもたらす実際の「効果」です。そのためには、事例を織りまぜて、その「効果」を具体的かつ詳細にアピールしていくことが、説得力を上げる方法です。事例を選ぶときには、クライアントが今どの購買段階にいるのかを考慮する必要があります。

8.グラフや写真などビジュアルを大切に

資料に文字ばかりが並び、それを読み上げるだけのプレゼンは、聞き手を退屈させるばかりです。また、相手は文字ばかりを追って、目の前の話に集中しなくなってしまいます。商品効果を宣伝するには、統計グラフやフローチャートを、コンセプトを発表するには写真コラージュを使うなど、ビジュアルに訴える資料づくりをすることで、聞き手の理解を深めるとともに集中力を持続する効果が上がります。要点以外はなるべくビジュアルで表現をすることが望ましいでしょう。

とにかく練習の積み重ねを!

ひと通り資料が仕上がったら、実際にシミュレーションを行いましょう。そうすることで、曖昧だった点や改善点が見えてきます。そして、自信をつけるためには、何度も練習を重ねることが必須です。不安や怖さも、練習の積み重ねでエネルギーとなるのです。

次回は、プレゼンテーションでの話し方と振る舞い方について解説していきます。

参考サイト:

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