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2015.12.07

これで差をつける!お礼メールの正しい書き方

AUTHOR :   川嶋 美紀子

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川嶋美紀子

取引先を訪問した後にクライアントへ、また仕事をサポートしてくれた上司や同僚へお礼を伝えることは、大事なビジネスマナーです。ビジネススキルのひとつとして、お礼メールの書き方をマスターしましょう。

押さえておくべきお礼メール4つのルール

クライアントや職場の人々にお礼のメールを書くときには、以下のようなビジネスメールのルールを押さえておく必要があります。

1.要点を短くまとめる

相手によっては、1日何百件ものメールを受け取る場合もあります。手短に要点のみを伝える文章を心がけましょう。読みやすさを考え、漢字の多用は避け、1文は50文字以内、5行ずつ改行するなどの工夫も必要です。

2.簡潔な構成で書く

相手が一読して内容を理解しやすいよう、文章はシンプルな構成で組み立てます。「宛名→自己紹介→用件→用件の詳細→締めのあいさつ→署名」 が基本の構成です。

3.語調選びは慎重に

語調選びには、相手との関係性をよく考慮することが大事です。例えば、初対面で年上の取引相手であれば、「ありがとうございます」「助かります」より、「お礼申し上げます」「感謝いたします」といった書き方を選びます。

もちろん、相手の年齢にかかわらず、付き合いの密度によっても言葉遣いは変わります。もし、語調選びで迷った場合、参考となるのが「ミラー返信」。相手からのメールの語調に合わせることで、失礼を防ぐことができます。

4.メールをするタイミング

来社や来訪後、情報提供などのお世話になった後は、すぐにお礼メールを送信する習慣をつけましょう。遅くとも24時間以内にはお礼メールを送ることが望ましいものです。

ケース別・お礼メールの書き方の例

取引先を営業訪問した後

取引先を訪問した後は、お礼の気持ちを伝えるだけでなく、さらに踏み込んで、今後のビジネスの流れを確認したり、依頼された資料を提出する予定を伝えたりすることも大事です。相手もスケジューリングがしやすくなり、また、連絡を絶やさない継ぎ目としても有効です。

  • 文例

株式会社○○
○○○○様

 

いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。

本日は、ご多忙のところお時間を頂戴しまして、誠にありがとうございました。
お問い合わせいただいた関連資料を添付にてお送りいたしますのでご確認ください。
○○様よりご指摘いただいた新商品につきましては、
担当部署に確認のうえ、今週金曜までに回答を差し上げます。

さらにご質問等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。
どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

取引先から接待を受けた後

おもてなしを受けた後には、必ずお礼の言葉を伝えましょう。また、会の席で印象深かったことや気づいたことなどを具体的に書き、今後大いに学ばせてもらいたいといった、仕事への意気込みにつなげると好印象を与えます。

  • 文例

株式会社○○
○○○○様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。

昨日は、大変なご馳走の席へのお招きをありがとうございました。
皆さまから貴重なお話を伺う機会を頂戴し、心から感謝申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
次回はぜひお返しさせていただきたく存じます。

今後とも変わらぬお引き立ての程、よろしくお願い申し上げます。

上司へのお礼

案外と難しいのが、目上の人や上司へのお礼のメールを書くときの言葉選びです。例えば、上司の仕事ぶりに感銘を受け、尊敬の気持ちを伝えたいときは、上から目線と捉えられないような言葉選びが必要です。

  • 文例

×部長の資料のすばらしさには、感心いたしました。
○部長の資料は大変勉強になりました。お手本にいたします。

→「感心した」は、目上の相手に対して使うのは失礼にあたります。「勉強になった」と変えましょう。

クライアントにへりくだりすぎるのは、かえって失礼に!

自分や自社をへりくだりすぎることもNGです。謙虚さも大事ですが、やりすぎは、かえって表面的な印象を強めます。さらに、プロとしての自信のなさに映り、頼りない印象を与えてしまうこともあります。

  • 文例

×まだまだ未熟者で何もわかりませんが、ご指名をいただきありがとうございます。
○至らぬ点もあるかと存じますが、ご期待を裏切らないよう努力いたします。

お礼メールであなたへの評価もアップ!

忙しいときには、つい怠りがちなお礼のメールですが、ビジネスの場だからこそ、礼儀ある人間関係が求められます。ビジネススキルとしてきちんとこなすことで、あなたへの仕事の評価も違ってくるでしょう。

新入社員への教育としてだけでなく、会社の顔である人事部のみなさんが率先して、丁寧なお礼メールをすることは、会社のイメージアップにもつながります。

参考サイト:

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